Potansiyel bir müşteri sizden bir web yeniden tasarım projesinin ne kadar süreceği konusunda bir tahmin yapmanızı ister. Bir dizi rakamı ağzınızdan kaçırıyorsunuz; bunların gerçeklikle pek alakası yok ama kulağa doğru geliyor ve müşteri cevaptan memnun görünüyor.
İki hafta sonra aynı müşteri bir sözleşme istiyor ve siz bir şekilde kendinizi bir web tasarımını normalde ekibinizin harcadığı sürenin yarısı kadar bir sürede tamamlamaya adadınız.
Bu çok uç bir örnek olsa da bizim işimizde pek de alışılmadık bir durum değil. Birçok kurum bir projenin süresini, maliyetini ve fiyatını tahmin etmek için yeterli zaman ve çaba harcamaz. Bu genellikle projenin karlılığının kaybına, kapsam dışı çalışmaların tamamlanmasına, müşteri ilişkilerinde sıkıntılara ve son teslim tarihlerinin kaçırılmasına yol açar.
Bunun nedeni kısmen müşterilerimize şu sık sorulan sorulara basit bir yanıt verebilmeyi istememizdir: Bunun maliyeti ne kadar olacak? Peki ne kadar zaman alacak?
Önerilen makale: hizmet inovasyonu nedir hakkında bilgi almak ve güncel inovasyon haberlerine ulaşmak için ilgili sayfayı ziyaret edebilirsiniz.
Proje tahmini hem sanat hem de bilimdir: Bir projeyi tamamlamak için gereken süreyi ancak proje tamamlandıktan sonra bilebilirsiniz.
Hiçbir zaman tamamen doğru olamaz, ancak müşterinin adil bir fiyat ödemesi, ajansınızın projede kabul edilebilir bir marj oluşturması ve işin zamanında tamamlanması için tahminde bulunmanın yolları vardır.
4 Proje Tahminleme Teknikleri
Teklifleri bir araya getiren, zaman çizelgeleri ve tahminler yaratan pek çoğumuz resmi proje yönetimi eğitimini tamamlamadık. Başlangıç olarak, nihai maliyet ve zaman çizelgesini nasıl belirleyeceğinizi daha iyi anlayabilmeniz için, proje tahminine yönelik ortak yaklaşıma ilişkin bir ön bilgi verelim.
1) Üç Noktalı Tahmin
Bu aynı zamanda PERT veya Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği olarak da bilinir. Bu tahmin yaklaşımını kullanmak için, bir projeyle ilişkili hem kötü hem de iyi tüm riskleri anlamanız gerekir. Bu risklere dayanarak üç farklı tahmin oluşturursunuz: İyimser, Kötümser ve En İyi Tahmin.
Bir örnek: Bir e-kitap yazmanın ve tasarlamanın 20 saat süreceğini tahmin ediyorsunuz. En iyi tahminin bu. Artık riskleri değerlendiriyorsunuz. Müşteri e-kitabı ilk teslimatta onaylarsa bu en iyi senaryodur. O halde iyimser tahmininiz 15 saattir. Tasarımcı dosyaları geç teslim ederse, uzman ilk hafta görüşme için müsait değilse ve müşterinin üç tur revizyona ihtiyacı varsa, kötümser tahmin 30 saatten fazla olacaktır.
Risk olasılığını kabul eden gerçek tahmini bulmak için, üç farklı rakamı belirledikten sonra proje tahminini bulmak için bu formülü kullanın:
(İyimser + Kötümser + (4 X En İyi Tahmin)) / 6 = Proje Tahmini
Yukarıdaki örneğimizi kullanırsak sonuç şu şekilde görünecektir: (15 + 30 + 80) / 6 = 21 Saat
2) Aşağıdan Yukarıya Tahmin
Aşağıdan yukarıya tahmin, işi gerçekten yapacak kişilerin tahmin sürecine dahil olduğu yerdir. Bu, her “uzman”ın veya mal sahibinin, sizin veya bir ekibin müşterinin isteğine göre belirlediği ana hatlarıyla belirtilen teslimatlar için harcayacağı zamanı tahmin etmesini gerektirir.
Bu yöntem işe yarıyor çünkü işi yapacak kişi geçmiş deneyimlerine ve uzmanlığına dayanarak kendi zamanını tahmin edebiliyor. Bu aynı zamanda yaratıcı ekip ile projeyi yöneten kişi arasında daha yüksek düzeyde bir ortaklığa yol açar. İnsanlara zamanlarını azaltmaları ya da artırmaları konusunda baskı yapılıyorsa ya da işin kişinin tahmini süresini aşması durumunda olumsuz sonuçlar ortaya çıkacaksa bu yaklaşım sorunlu olabilir.
Aşağıdan yukarıya tahmin, son teklifi bir araya getiren kişinin belirli sayıda saat veya tahmin sağlayan herkese güvenmesini gerektirir ve bir teklif/iş kapsamı sunmadan önce bir projenin bireysel görevlerini parçalara ayırmanız gerekecektir.
3) Benzer Tahmin
Benzer tahmin, mevcut proje hakkında çok fazla bilgiye sahip olmadığınız ancak bir tahminde bulunmanız gerektiği durumlarda yapılır. Bu durumda, öngörülen toplam maliyeti sağlamak için daha önce tamamlanmış benzer bir projeye güvenirsiniz. Benzer tahmin, önceki projelerin ve bu işlerle ilgili zaman ve maliyetlerin bir kaydına sahip olmanızı gerektirir.
4) Parametrik Tahmin
Bu tahmin yaklaşımı, bir projeyi bitirmenin ne kadar süreceği ve/veya tipik saatlik ücretler hakkında yayınlanmış raporlara ve güvenilir verilere (dahili veya harici) erişiminizin olmasını gerektirir. Yeni başladığınızda ve bir projenin genellikle gerektirdiği zaman taahhüdü hakkında ilk elden bilgi sahibi olmadan daha büyük bir projeyi doğru bir şekilde tahmin etmeniz gerektiğinde kullanışlıdır. Hızlı bir tahmin yapmanız gerekiyorsa ve yalnızca geçmiş verilere güvenmek istiyorsanız da bu yöntemi kullanabilirsiniz.
Parametrik tahminle ölçekleyebileceğiniz bir ölçüm seçersiniz. Bir örnek: Üç saat içinde bir blog yazısı yazdım. Daha sonra dokuz saat içinde üç blog yazısı yazabiliyorum.
Müşteri projeleri için gereken tüm değişkenleri ve özelleştirmeyi hesaba kattığınızda bu oldukça hatalı olabilir, ancak değişkenlerin sabit olduğu belirli proje türleri için bir başlangıç noktası olabilir.
Daha Doğru Proje Tahmini İçin 11 İpucu
1) Her görevin genel projeyi nasıl etkilediğini anlayın.
Çoğu projede her görev bir önceki göreve bağlıdır. Kalite standartlarını karşılayamamak veya bir görevin programın gerisinde tamamlanması tüm projeyi etkileyecektir. Bu bir domino etkisidir ve bu nedenle bazı ajanslar şelale yöntemlerinden daha Çevik bir proje yönetimi yaklaşımına geçme arayışındadır.
Yine de, bir tahminde bulunmadan önce en iyi durum senaryosunu anlamak ve projenin hangi alanlarının en fazla risk altında olduğunu ve kaçırılan son teslim tarihinin etkisini tahmin etmek önemlidir. Bu, zaman çizelgelerini ayarlamanıza ve tahmin ve proje zaman çerçevenize bir tampon sağlamanıza yardımcı olacaktır.
2) Ekibinizdeki insanların ne yaptığını ve bunu nasıl yaptıklarını anlayın.
Bu, tüm ekip için tahminleri ve/veya teklifleri bir araya getirmekten sorumluysanız kullanışlıdır. Nasıl kod yazacağınızı, tasarlayacağınızı veya yazacağınızı bilmenize gerek olmasa da, kişinin sürecini, nereden başlayacağını, bir projeye başlamadan önce neye ihtiyaç duyduğunu, projede geride kalmasına neden olan ortak sorunları anlamanız gerekir. çalışmalarını ve bir projeyi nasıl tamamlayıp sonuçlandırdıklarını.
Bu bilgiyle, doğru ve adil bir tahminde bulunmak için müşteriye ve ekip arkadaşınıza doğru soruları sorabilirsiniz.
3) Geçmiş verileri inceleyin.
Proje yöneticileri, belirli bir projenin doğru bir tahmin oluşturmasının ne kadar sürdüğüne ilişkin geçmiş verilere bakmalıdır. Ekibiniz zamanlarını doğru bir şekilde takip ediyorsa, tamamlandıktan sonra her projeye bakmalı ve belirli teslimatlar ve görevlere harcanan zamanın sürekli bir listesini tuttuğunuz bir e-tabloyu veya dosyayı güncellemelisiniz. Bu süreç, zamanı bireysel görevlere göre izlemenize ve bunları zaman içinde karşılaştırmanıza olanak tanıyan bir proje yönetimi aracıyla daha verimli hale getirilecektir. Bu size bir projenin ne kadar süreceği ve ortalama aralığınızın çok dışında kaldığı konusunda daha gerçekçi bir görünüm verecektir; nedenini araştırabilir ve gecikmelere neden olan sorunlardan ders çıkarabilirsiniz.
4) Projenin kapsamını uygun şekilde belirleyin.
Doğru soruları sormak ve müşteriden “gerçek” yanıtları almak, bir projeyi gerçekten anlamak ve ajansınızın ihtiyaç duyduğu zaman ve kaynakları tahmin edebilmek için gereklidir.
Sorular sor. Ve sonra daha fazla soru sorun.
Başlamak için işte birkaçı:
Projenin amacı veya hedefi nedir? Bu projeyi neden yapıyoruz?
Bu projenin tamamlanmasına bağlı başka projeler var mı?
Başarıyı nasıl ölçeceksiniz?
Projede hangi kısıtlamalar mevcut?
Projeyi müşteri tarafından kim yönetecek?
Çalışmayı kimin incelemesi ve onaylaması gerekiyor?
Nihai karar verici kim olacak?
Taslakları incelemek ve onaylamak için kaç güne ihtiyacınız var?
İdeal teslimat tarihi nedir?
Projenin tamamlanmasından sonra teknoloji konusunda eğitime veya sürekli desteğe ihtiyacınız olacak mı?
Projenin onaylanması ve tamamlanması konusunda sizin açınızdan potansiyel engeller nelerdir?
5) Proje ayrıntılarını müşteriyle onaylayın.
İşin kapsamını tanımladıktan sonra, tartıştığınız her şeyin bir özetini ve bunların önerilen iş kapsamına nasıl yansıdığını gönderin. Müşteri için bir zaman çizelgesi ekleyin ve son teslim tarihlerini gözden geçirin. Bunların da son teslimat tarihini etkilediğini açıkça belirtin.
6) Negatif kapsamın ana hatlarını çizin.
Projenin neleri içerdiğini doğrularken, özellikle geçmişte belirli bir hizmetle sorun yaşadıysanız, dahil olmayanları da dahil edebilirsiniz. Örnek: “Bu web sitesi projesi maliyeti, SSL sertifikasının satın alınmasını içermez” veya “Bu açılış sayfası tasarımı, ticari kullanım amaçlı görsellerin satın alınmasını içermez.”
7) Araştırma ve geliştirme süresini dikkate alın.
Özellikle ekibiniz daha gençse veya ajansınız daha yeniyse, birçok proje yeni beceriler öğrenmenizi veya alışılmadık bir sektörü anlamak için zaman harcamanızı gerektirecektir. Tüm bunları bir müşteriye fatura etmek istemeyebilirsiniz – sonuçta onlar size uzmanlığınız için para ödüyorlar – araştırma süresini genel proje tahminine dahil etmek isteyebilirsiniz.
8) Bir işe alım süreci geliştirin.
Bu, doğru bir tahmin oluşturmaktan çok, teklif ettiğiniz bütçe dahilinde kalmayla ilgilidir. Daha önce de belirttiğimiz gibi, doğru proje tahmini karlı proje çalışmasının anahtarıdır. Yapılandırılmış, tekrarlanabilir bir katılım süreciyle projeye daha hızlı başlayabilirsiniz; bu da müşteriniz için sonuçların daha hızlı olmasını sağlar. Ayrıca, başlangıç görüşmesi, ekip atamaları, müşteri oturum açma bilgilerine ve hesaplarına erişim gibi idari işler, genellikle planladığınızdan daha fazla zaman alabilir. Eğer bir süreciniz varsa bu kısmı düzene sokup işe koyulabilirsiniz.
9) Bir maliyet ihtimalini dahil edin.
Bunlara proje maliyetleri diyebilirsiniz ama aslında bunlar proje tahminleridir. İşe başlamadan önce olabilecek veya olacak her şeyi bilemezsiniz. Bunu akılda tutarak, belirsizliklerin ortaya çıkmasına izin verecek bir maliyet olasılığını dahil etmek akıllıca olacaktır. Ne kadar eklemelisiniz? Doğru cevap yok. Bazıları belirli bir yüzde eklerken, diğerleri risk miktarını ve güven düzeylerini hesaba katan daha karmaşık modeller kullanıyor.
10) Proje planlarının oluşturulmasına yönelik bir süreç sahibidir.
Ajansınızın çalışmaları her müşteri için özelleştirilmiş olsa da bu, her projenin görev veya sürecinin tamamen yeni olduğu anlamına gelmez. Kullanılabilecek ve zaman içinde daha da özelleştirilebilecek bir kontrol listesi, iş akışı süreci veya şablon tahminleri oluşturun. Her web sitesinin yeniden tasarımı için sormanız gereken soruları öğrenin. Ekibinizdeki kişilerden fiyat teklifi almak ve tahminin yönetimden onaylanması için bir süreciniz olsun. Tahmininizin gerçeklikle ne kadar uyumlu olduğunu gerçekten anlamak için bir proje otopsi yapın.
11) Hangi dış maliyetlere maruz kalacağınızı belirleyin.
Ajansınızın projeyi tamamlamak için sertifika, lisans, abonelik veya başka materyaller satın alması gerekecek mi? Projenin kapsamını belirlerken, farklı araçlarınız olsaydı projeyi daha verimli ve etkili bir şekilde tamamlayıp tamamlayamayacağınızı belirleyin. Ayrıca araştırma raporlarına, verilere veya tüketici analiz raporlarına erişmeniz de gerekebilir. Bu maliyetleri ekibinizle ve/veya müşterinizle tartışın.
Pazarlama ve Satış 